W kilku przypadkach dostawca musi również dostarczyć kartę charakterystyki, gdy mieszanina nie jest klasyfikowana jako niebezpieczna, ale są określone dla niej na terenie UE normatywy higieniczne w środowisku pracy (tzw. NDS i NDSch). Zdarzają się sytuacje, że mieszanina nie jest klasyfikowana zgodnie z CLP jako niebezpieczna, ale są dla niej określone wartości dopuszczalne stężeń w środowisku pracy. W tej sytuacji karta musi być dostępna w zakładzie i powinny być wykonywane stosowne badania narażenia pracowników, zgodnie z przepisami BHP.
W przypadku materiałów nieklasyfikowanych jako niebezpieczne, producent nie ma obowiązku wystawiać i udostępniać karty charakterystyki, a klient nie ma podstaw prawnych, aby jej wymagać. W praktyce często zdarza się jednak, że firmy stosujące chemikalia chcą mieć karty dla wszystkich stosowanych przez siebie środków, a producenci posiadają dla nich karty mimo braku konieczności jej opracowania. Kart charakterystyki nie stosuje się również w przypadku substancji czy mieszanin niebezpiecznych używanych na potrzeby własne przez osoby prywatne. Przykładem może być tutaj szereg środków chemii gospodarczej, przy zakupie której nie otrzymujemy karty. W tym przypadku ograniczone ilości środka w opakowaniu oraz rozbudowana etykieta informująca precyzyjnie o sposobie stosowania i zagrożeniach jest wystarczającym dokumentem. Pamiętajmy jednak, że na życzenie kartę taką możemy otrzymać od dostawcy czy producenta, a jeżeli dany środek chcemy wprowadzić do użytku zawodowego w firmie, to karta charakterystyki jest dokumentem obligatoryjnym. Obowiązek dostarczenia karty charakterystyki wynikający z przepisów prawa lub na życzenie klienta nie może wiązać się w żaden sposób z dodatkowymi kosztami. Karta musi zostać zawsze dostarczona przez dostawcę bezpłatnie.
Zdarza się, że karta charakterystyki nie jest jedynym wymaganym dokumentem określającym bezpieczeństwo stosowania danego środka chemicznego. Dla niektórych mieszanin czy substancji, poza kartą, dostawca musi dostarczyć również, w postaci załącznika do karty, dokument nazywany scenariuszem narażenia, który omawia warunki bezpiecznego stosowania danego środka chemicznego i niezbędne warunki kontroli narażenia, w odniesieniu do konkretnego zastosowania. Informację czy scenariusz narażania powinien być dostarczony do danej karty znajdziemy w rozdziale 15 KCh, tj. informacji o przepisach prawnych dotyczących danego środka. W praktyce dokumenty te nie są często spotykane w przypadku preparatów stosowanych w zakładach obróbki powierzchniowej, więc nie będziemy poświęcać im wiele czasu. Ich sporządzenie jako obowiązkowego załącznika do karty jest obowiązkowe dla substancji, które wymagają, zgodnie z REACH, rejestracji, są produkowane w ilości powyżej 10 ton rocznie oraz są zaklasyfikowane jako stwarzające zagrożenie oraz spełniają kryteria PBT lub vPvB (skróty wyjaśniliśmy powyżej).
